Mötesledaren – nyckeln till succé
Idag satsas enorma summor på möten av alla dess slag. Enligt beräkningar omsätter mötesindustrin bara i Sverige 125 miljarder per år. Detta är lika mycket som omsättningen för hela den svenska turismen. Mötet är bevisligen av stor vikt. 91% av Sveriges chefer anser att det fysiska mötet är avgörande för företagens framgång (Mötesbarometern 3S).
Dock kan man konstatera att över hälften av alla arrangerade möten är dåligt förberedda. Dessutom anser tre av fyra tillfrågade chefer att det inte finns tillräckliga verktyg för att mäta effekterna från möten (Mötesbarometern 3S). Det finns således mycket att utveckla runt själva mötet eller konferensen. Vi måste visa stor respekt för att mötesdeltagare sitter av värdefull och dyrbar tid. Ett möte med 200 personer en heldag kostar ca en halv miljon kronor i bara lönekostnad, och än mer om det är enbart chefer i publiken!  Investeringen måste respekteras!  Mötet ska helst överträffa förväntningarna, deltagarna ska gå från mötet med en samlad bild av budskapet och veta vad som krävs i handling efter mötet. Uppföljningen av mötet får inte försummas.

Vad är då ett bra möte?
Är det lokalen, föreläsarna, minglet, middagen eller den eventuella underhållningen som kittlar oss mest och ger den där nödvändiga och inspirerande kicken från mötet.

Med lång internationell erfarenhet att agera moderator i syfte att få engagemang och ett positivt resultat vågar jag påstå att framgången ligger primärt på den enskilde deltagaren. Det kan vara hur bra lokal, atmosfär och engagerade talare som helst. Men om inte varje deltagare får utrymme att interagera, lyssna aktivt, och placera diskussioner och föreläsningar i sin miljö, så kan man missa mycket av det värdefulla mötet.

Hur kan man då lyckas?
Ett sätt är att varje talare slipar på sin retorik att nå fram till alla deltagare och få accept undervägs på det sagda. Uppmuntra till utrymme för reflektioner och funderingar. Att eventuella invändningar behandlas eller att de  parkeras innan man går vidare.
Att delvis stötta föreläsare och dessutom få engagemang och delaktighet från deltagare underlättas genom en moderator. En bra moderator eller mötesledaren ska skapa en god stämning med en informell atmosfär där det känns naturligt att vara delaktig, fråga och skapa klarhet i det som sägs. Moderatorn ställer själv frågor som  publiken undrar över.  Detta brukar ofta ”lösa upp” och ge utrymme till följdfrågor och engagemang.  Av vikt för en god interaktion mellan publik och talare är att involvera publiken, genom att skjuta in korta reflektioner och frågor. Detta bör göras på ett ödmjukt och informellt sätt som uppmuntrar till engagemang. De ska vara slumpvis utvalda och svaren ska vara spontana. Förberedda planterade frågor bör undvikas. Det kan underlätta om moderatorn känner igen ansikten i publiken, men det är inte nödvändigt.

Teknik för att lyckas!
Att undvika ”polsk riksdag” genom att demokratiskt fördela ordet och uppmuntra till frågor är en naturlig uppgift från moderatorn. Än viktigare är att skapa rätt forum för att ta till sig de budskap som sägs. Enkla medel för reflektion är att två och två kort ventilera sina erfarenheter av det sagda. Andra medel är att dra ner på tiden för talare och ge större utrymme till gruppövningar. Övningar som ska utmynna i handlingsplaner. Dvs vad är det man ska ta med sig hem?  Mötesledaren har en nyckelroll att vara övertydlig med frågeställningar och vad som krävs för att nå ett gott resultat på kort tid. Min erfarenhet är att prestationerna blir inte nödvändigtvis bättre om det är lång tid avsatt för gruppövningar. Vi presterar ofta mycket bra under tidspress med spontana reflektioner.

Försumma inte minglet!
Att lägga in rikligt med pauser ska inte underskattas. Dels för att ytterligare reflektera över innehållet i programmet, men även nog så viktigt, att berika sitt nätverk, både med befintliga och med nya kontakter.  Här kommer mötesledaren in i bilden. Att uppmuntra till att söka nya kontakter och ge tips på mingelteknik. Ja, ett visst pris kan även instiftas till ”dagens proffsminglare”, dvs den som fick flest visitkort!

Hur gör vi då när vi minglar?
Är vi bra på att mingla? Längre söderut i Europa är man bra och allra bäst är man i Indien. Den goda erfarenheten fick jag själv uppleva på en lunchbjudning i Delhi. Den resulterade i 40-50 nya visitkort. Fidusen var sedan efteråt att sortera upp och notera vem som var vem och vad jag hade lovat för eventuella möten eller uppföljning. Nåväl, hur gör man då? Man måste vara både fräck och en smula oförskämd! Fräck på det viset att ofta bryta in i mindre samlingar för att bara presentera sig kort och samtidigt passa på att byta visitkort. Se till att det finns en inbox och en utbox, så att visitkorten inte blandas ihop! Sen ursäktar man sig och går till nästa sällskap. För det är en viss konst och viss grad av oförskämdhet att bara lämna ett sällskap eller person efter en kortare introduktion. Men gör man det snyggt och artigt går det alldeles utmärkt, och desto fler kontakter får man på kort tid. För värdefulla nya kontakter är det extra bingo om den samtidigt leder till ett bokat möte.

Mötesledaren som bollplank
Arbetet före och efter ett mötet syns inte på samma sätt som i skarpt läge. Men framgången är grundad i både bra planering och ordentlig uppföljning. Här har moderatorn en nyckelroll. Både att vara bollplank och avlasta med sin kompetens samt att som extern part ställa krav på att handlingsplan och annan uppföljning efterlevs. En moderator skall utnyttjas maximalt för detta ändamål och det är ofta generös tid som inte faktureras extra för.


Lennart Paulsson